Definieer stap voor stap elementen voor het samenbrengen van vergaderingen tot productieve eindpunten.
Wat wordt mogelijk gemaakt?
De meest voorkomende oorzaken van disfunctionele vergaderingen kunnen worden geëlimineerd: onduidelijk doel of gebrek aan een gemeenschappelijk probleem, tijdverspilling, beperkte deelname, afwezige stemmen, groepsdenken en gefrustreerde deelnemers.
Het proces van het ontwerpen van een storyboard trekt een doel naar voren dat duidelijker wordt omdat het samen gaat met congruente microstructuren. Het laat zien wie er betrokken moet worden voor een succesvolle implementatie.
Storyboards nodigen ontwerpdeelnemers uit om zorgvuldig alle micro-organiserende elementen te definiëren die nodig zijn om hun doel te bereiken: een structurerende uitnodiging, ruimte, materialen, participatie, groepsconfiguraties en facilitering en een tijdschema.
Storyboards voorkomen dat mensen vergaderingen starten en uitvoeren zonder een expliciet ontwerp. Goede ontwerpen leveren beter dan verwachte resultaten op door stilzwijgende en latente bronnen van innovatie aan te boren.
5 structurele elementen – Minimum Specificaties
1. Uitnodiging structureren
- Een ontwerpteam uitnodigen (een representatieve subset van de groep) om een gedetailleerd plan te maken, inclusief visuele aanwijzingen, over hoe deelnemers met elkaar omgaan om hun doel te bereiken
2. Hoe de ruimte is gerangschikt en welke materialen nodig zijn
- Een open muur met groot papier of flip-over pagina’s
- 2-bij-4-inch post-its en / of bevrijdende structuren speelkaarten
- Een leeg storyboard (zie voorbeeld template)
3. Hoe participatie wordt verdeeld
- Iedereen die betrokken is bij het ontwerp en de planning van de vergadering heeft een gelijke gelegenheid om bij te dragen
4. Hoe groepen zijn samengesteld
- 1-2-All of 1-All in snelle cycli voor elke onderstaande stap
5. Volgorde van stappen en tijdtoewijzing
- Verduidelijk het doel van uw werk samen (gebruik indien nodig Nine Whys) (2 tot 5 minuten)
- Beschrijf de standaardbenadering of microstructuur die u normaal voor deze sessie zou gebruiken (inclusief wie normaal aanwezig is) en beoordeel hoe het lukt en faalt bij het bereiken van het aangegeven doel (5 tot 10 minuten)
- Herbekijk en versterk de doelverklaring indien nodig (2 tot 5 minuten)
- Herbekijk en beslis wie moet deelnemen of betrokken zijn (2 tot 5 minuten)
- Brainstorm alternatieve microstructuren (zowel conventionele als bevrijdende structuren) die het doel zouden kunnen bereiken. Bepaal of het doel in één stap kan worden bereikt. Zo niet, wat moet dan het doel van de eerste stap zijn? Ga alleen verder met de eerste stap (5 tot 10 minuten)
- Bepaal welke microstructuren het best geschikt zijn om het doel te bereiken; kies er een plus een back-up (2 tot 10 minuten)
- Bepaal wie wordt uitgenodigd en wie de vergadering zal faciliteren. Voer al je beslissingen in op het lege storyboard (2 tot 10 minuten)
- Bepaal de vragen en het proces dat u zult gebruiken om uw ontwerp te evalueren (bijv. Heeft het ontwerp de gewenste resultaten bereikt? Heeft de groep op een productieve manier samengewerkt? Is er nu iets nieuws mogelijk? Gebruik wat, dus wat, nu wat?) (2 tot 5 minuten)
- Als er meerdere stappen nodig zijn, overleg dan met het ontwerpteam en maak een afspraak om aan een Geavanceerd Design StoryBoard te werken (zie onderstaande beschrijving) (5 tot 10 minuten)
WAAROM? doeleinden
- Roep een doel op dat voor iedereen duidelijk is
- Maak het werk in vergaderingen productief en plezierig voor iedereen
- Geef iedereen een kans om bijdragen te leveren
- Bevorder synergie tussen deelnemers
- Help iedereen zijn of haar rol te vinden door het ontwerpproces zichtbaar te maken
- Onthul de zwakke punten van de huidige praktijk en stap er vanaf
- Put uit alle bronnen van kennis voor innovatie (expliciet, stilzwijgend, latent / opkomend)
Tips en vallen
- Moedig aan en speel serieus met snelle iteraties; herhaal en verdiep je ontwerp
- Werk minimaal in paren (een tweede paar ogen en oren helpt echt) of kleine groepen
- Gebruik pictogrammen en schetsen om snel gedeeld begrip en bruikbare ideeën te ontwikkelen
- Vermeld altijd een ontwerp-debrief (Wat?, Dus wat?, Nu wat?)
- Bespaar niet de tijd die nodig is om een goed ontwerp te genereren. Een goed ontwerp zal de verspilde vergadertijd met veel meer verminderen dan nodig was om het te maken. Een slecht ontwerp zal frustratie veroorzaken.
Riffs en variaties
- Gebruik dezelfde aanpak om etnografische observaties van een huidige praktijk in kaart te brengen
- Gebruik een cirkeldiagram om de doelen en de stroom van uw ontwerp te verlichten en in evenwicht te brengen
Voorbeelden
- Voor managementbijeenkomsten van alle niveaus
- Project beoordelingen
- Klaslokaal-sessies
- Brainstormsessies
- Een-op-een vergaderingen
- Een leersessie plannen voor een conferentie.
Attributie: Liberating Structure ontwikkeld door Henri Lipmanowicz en Keith McCandless.