Geef alleen de absolute “Must do’s” en “Must not do’s” op voor het bereiken van een doel.
Een ontwerper weet dat perfectie wordt bereikt, niet wanneer er niets meer aan toe te voegen is, maar wanneer er niets meer is dat kan worden weggenomen.
Antoine de Saint-Exupery
Wat wordt mogelijk gemaakt?
Door enkel het minimumaantal eenvoudige regels op te geven, de Minimale Specificaties die ABSOLUUT moeten worden gerespecteerd, kunt u een groep vrij laten om te innoveren. Het respecteren van de Minimale Specificaties zal ervoor zorgen dat innovaties zowel doelgericht als verantwoordelijk zijn. Net als de tien geboden zijn Minimale Specificaties beperkingen die mogelijkheden scheppen: ze geven alleen details weer van “must do’s” en “must donts”. U elimineert de rommel van niet-essentiële regels, namelijke de Maximale Specificaties die innovatie in de weg staan.
Vaak zijn twee tot vijf Minimale Specificaties voldoende om de prestaties te verbeteren door meer vrijheid EN meer verantwoordelijkheid toe te voegen aan het gemeenschappelijk begrip van de groep over wat het moet doen om vooruitgang te boeken. Vanuit hun ervaring in het veld, zullen de deelnemers Minimale Specificaties samen vormgeven en aanpassen, en werken ze als één. Het volgen van de regels maakt het voor de groep mogelijk om wild te gaan!
Vijf structurele elementen – “Min Specs” (Minimum Specificaties)
1. Uitnodiging structureren
- In het kader van een uitdagende activiteit, een nieuw initiatief of een strategisch knelpunt, nodigen de deelnemers uit om eerst de volledige lijst van alle do’s en don’ts te genereren waaraan zij aandacht moeten besteden om tot een succesvol resultaat te komen. Dit is de lijst met maximale specificaties (Maximum Specificaties).
- Nadat de lijst met Maximum Specificaties is ontwikkeld, vraagt u de deelnemers dit te beperken tot het absolute minimum dat nodig is om hun doel te bereiken. Nodig ze uit om de lijst één item tegelijk te doorzoeken en elke regel te verwijderen die een positief antwoord geeft op de vraag:
- “Als we deze regel zouden overtreden of genegeerd, zouden we dan nog steeds ons doel kunnen bereiken?”
2. Hoe de ruimte is gerangschikt en welke materialen nodig zijn
- Groepen van 4 tot 7 stoelen rond kleine tafels
- Papier om Maximum en Minimum Specificaties op te nemen
3. Hoe participatie wordt verdeeld
- Iedereen die betrokken is bij de activiteit of het programma kan deelnemen
- Iedereen heeft een gelijke kans om bij te dragen
4. Hoe groepen zijn samengesteld
- Start individueel en dan kleine groepen van 4 tot 7
- Hele groep om te delen
5. Volgorde van stappen en tijdtoewijzing
- Genereer de lijst met alle must-do en must-not-do-activiteiten (Maximum Specificaties), eerst alleen gedurende één minuut en consolideer en expandeer vervolgens in de kleine groep gedurende vijf minuten. Maak de lijst in een korte tijd zo compleet mogelijk. (6 minuten)
- Elke kleine groep test elke specificatie in de Maximum Specificatie lijst tegen de doelverklaring. Als de specificatie kan worden geschonden en het doel nog steeds wordt bereikt, wordt de specificatie uit de lijst verwijderd (15 minuten)
- Voer indien nodig een tweede ronde uit (15 minuten)
- Vergelijk over kleine groepen en consolideer deze naar de kortste lijst. (15 minuten)
WAAROM? doeleinden
- Evalueer en beslis wat absoluut essentieel is voor succes
- Open ruimte voor nieuwe mogelijkheden
- Verminder frontale frustratie en bevrijd mensen van micromanagement
- Richt u op middelen of energieën en richt ze op waar het toe doet
- Als leidraad om op te schalen en innovaties met zekerheid verspreiden
- Vereenvoudig de strategie in snel veranderende markten
Tips en valkuilen
- Richt de aandacht op een tastbare uitdaging, geen platitude
- Begin met een volledige lijst met dos
- Neem zoveel mogelijk spelers / belanghebbenden op
- Wees meedogenloos in het laten vallen van do’s: sta niet toe dat maximum specificaties binnensluipen
- Voer extra rondes uit als dat nodig is
- Maak de Minimum Specificaties officieel! Leef bij hen (geen “ja maar”)
- Geef meer gewicht aan directe ervaring in het veld dan aan conceptuele kennis
- Houd de Minimum Specificaties in leven door ze aan te passen op basis van veldervaringen en Eenvoudige Etnografie waarnemingen
- Als groepen problemen hebben, moet je misschien terugcirkelen om duidelijk te maken wat het doel is en ervoor zorgen dat het gaat om wat echt belangrijk is.
- Meer informatie in Edgeware en van Kathy Eisenhardt in Stanford [YouTube]
Riffs en variaties
- Voer een tweede reeks doelgerichte tests uit met de vraag: “Als u alle minimum specificaties behalve deze hebt gevolgd, zou u uw doel dan bereiken?” Zo ja, dan kunt u die specificatie uit de lijst verwijderen.
- In plaats van Minimum Specificaties voor het heden te ontwikkelen, vraag je mensen om te speculeren over welke Minimum Specificaties in de toekomst actie moeten bepalen. Gebruik ze om het heden te informeren.
- Doe Minimum Specificaties met virtuele groepen door de chatfunctie te gebruiken om antwoorden te delen op elke vraag “kan je deze specificatie overtreden en je doel bereiken?”. Wanneer uw Minimum Specificaties-lijst korter en krapper wordt, open opnieuw de conversatie voor iedereen.
- Eenvoudige Etnografie of 9x Waarom kan impliciete of stilzwijgende Minimum Specificaties onthullen (dieper graven!)
Voorbeelden
- Senator Lynda Bourque Moss gebruikte Minimum Specificaties om de must-do’s te identificeren en moet niet voor alle belanghebbenden de verantwoordelijkheid delen om de gewoonte van rijden onder invloed te voorkomen en nieuwe wetgeving van de staat te ondersteunen. Lees het verhaal van Lynda, “Passage Montana Senate Bill 29” in deel drie: verhalen uit het veld (boek)
- Na een bedrijfsbrede Open Space-bijeenkomst heeft Alison Joslyn een aantal Minimum Specificaties ontwikkeld met de nieuwe projectleiders van een bedrijfswissel. Zie “Een onderneming omdraaien” in deel drie van het boek
- Min-gegevens opnemen bij elke gegeven of ontvangen opdracht.
- Voorbeelden van bedrijven, London Business School – Donald Sull [YouTube]
Attributie: Liberating Structure ontwikkeld door Henri Lipmanowicz en Keith McCandless. Geïnspireerd door professor Kathleen Eisenhardt en auteur Paul Plsek (zie Zimmerman, Lindberg en Plsek Edgeware).