Duur: 30-60 min
Groepsgrootte: 2-10 personen
Wat wordt mogelijk gemaakt?
Je voorkomt de meest voorkomende problemen in vergaderingen: onduidelijk doel, tijdverspilling, beperkte deelname, ontbrekende stemmen, groepsdenken en gefrustreerde deelnemers.
Je maakt je doel steeds duidelijker door het te koppelen aan passende microstructuren. Je ziet precies wie je nodig hebt voor een succesvolle uitvoering.
Je nodigt het ontwerpteam uit om zorgvuldig alle elementen te definiëren die nodig zijn om je doel te bereiken: een duidelijke uitnodiging, de juiste ruimte, materialen, participatie, groepsindeling en facilitering, plus een realistisch tijdschema.
Structurele Elementen
-
Uitnodiging structureren
- Nodig een klein ontwerpteam uit (een goede afspiegeling van de groep)
- Vraag om een gedetailleerd plan te maken
- Gebruik visuele hulpmiddelen
- Focus op hoe mensen met elkaar omgaan
-
Hoe de ruimte is gerangschikt en welke materialen nodig zijn
- Een open muur met groot papier
- Flip-over pagina's
- Post-its (2x4 inch)
- Liberating Structures speelkaarten
- Leeg storyboard template
-
Hoe participatie wordt verdeeld
- Iedereen in het ontwerpteam doet mee
- Iedereen krijgt evenveel kans om bij te dragen
- Iedereen is actief betrokken bij de planning
- Iedereen deelt de verantwoordelijkheid
-
Hoe groepen zijn samengesteld
- Werk in 1-2-All of 1-All cycli
- Doe snelle iteraties per stap
- Werk minimaal in tweetallen
- Hou de ontwerpgroepen klein
-
Volgorde van stappen en tijdsindeling
- Eerste stap: Maak het doel duidelijk (2-5 min)
- Tweede stap: Beschrijf de standaardaanpak (5-10 min)
- Derde stap: Herbekijk het doel (2-5 min)
- Vierde stap: Bepaal wie er meedoen (2-5 min)
- Vijfde stap: Brainstorm microstructuren (5-10 min)
- Zesde stap: Kies de beste microstructuren (2-10 min)
- Zevende stap: Bepaal uitnodigingen en facilitator (2-10 min)
- Achtste stap: Bepaal hoe je evalueert (2-5 min)
- Laatste stap: Plan het vervolg (5-10 min)
Waarom? Doeleinden
- Je maakt het doel voor iedereen duidelijk
- Je maakt vergaderingen productief en plezierig
- Je geeft iedereen een kans om bij te dragen
- Je bevordert synergie tussen deelnemers
- Je helpt iedereen zijn rol te vinden
- Je ontdekt zwakke punten in de huidige aanpak
- Je benut alle beschikbare kennis
- Je voorkomt chaotische vergaderingen
- Je creëert betere resultaten dan verwacht
- Je maakt ruimte voor innovatie
Tips & Valkuilen
- Speel serieus met snelle iteraties - dat werkt het beste
- Werk minimaal in tweetallen - dan krijg je meer ideeën
- Gebruik pictogrammen en schetsen - dat maakt het duidelijker
- Plan altijd een ontwerp-debrief - dan leer je ervan
- Neem de tijd voor goed ontwerp - haastige spoed is zelden goed
- Vermijd snelle beslissingen - denk het goed door
- Betrek alle relevante stemmen - iedereen telt mee
- Test het ontwerp vooraf - dan weet je of het werkt
- Houd het flexibel - pas aan waar nodig
- Evalueer na afloop - dan wordt het steeds beter
Riffs & Variaties
- Gebruik het voor etnografische observaties - zie wat er echt gebeurt
- Gebruik een cirkeldiagram voor doelen - maak het visueel
- Combineer met andere structuren:
- 9x Waarom? - voor diepere inzichten
- Wat, dus wat, wat nu? - voor heldere vervolgstappen
- 1-2-4-All - voor brede participatie
- Helpende Heuristieken - voor betere interactie
Voorbeelden
- Voor managementbijeenkomsten - maak ze effectiever
- Voor projectbeoordelingen - krijg betere feedback
- Voor klaslokaalsessies - maak leren interactief
- Voor brainstormsessies - genereer meer ideeën
- Voor één-op-één vergaderingen - verbeter de communicatie
- Voor leersessies - maak leren leuker
- Voor conferentieplanning - zorg voor een vloeiend verloop
- Voor teamvergaderingen - boost de samenwerking
Bronnen
Attributie: Liberating Structure ontwikkeld door Henri Lipmanowicz en Keith McCandless.