De wijze menigte – Liberating Structures

Tap uit de wijsheid van de hele groep in snelle cycli.

Elke reis heeft een geheime bestemming waarvan de reiziger niet op de hoogte is.
Martin Buber

“Wijze menigte” maakt het mogelijk om direct een kleine of grote groep mensen te betrekken bij elkaar helpen. U kunt een “Wijze menigte“-overleg opzetten met een kleine groep van vier of vijf personen of met veel kleine groepen tegelijkertijd of, tijdens een grotere bijeenkomst, met een groep met honderd of meer mensen. Individuen, ook wel ‘klanten‘ genoemd, kunnen om hulp vragen en deze in een korte tijd van alle andere groepsleden ontvangen. Elk individueel consultatie tapt tegelijk uit de expertise en inventiviteit van iedereen in de groep aan. Individuen krijgen meer duidelijkheid en vergroten hun vermogen tot zelfcorrectie en zelfbegrip. “Wijze menigte” ontwikkelt het vermogen van mensen om hulp te vragen. Zo verdiept men onderzoeks- en adviesvaardigheden. Ondersteunende relaties worden zeer snel gevormd.

Tijdens een “Wijze menigte“-sessie maakt de reeks individuele consultaties het leren cumulatief omdat elke deelnemer niet alleen profiteert van een klant, maar ook van meerdere keren achter elkaar een consultant te zijn. Een “Wijze menigte“-overleg maakt het eenvoudig om transparantie te bereiken. Samen kan een groep beter presteren dan de expert!

Vijf structurele elementen – Minimum Specs voor Groepen Maximum 7 personen

1. Uitnodiging structureren

Vraag elke deelnemer wanneer zijn of haar beurt de “klant” wordt om zijn of haar uitdaging kort te beschrijven en anderen om hulp te vragen.
Vraag de andere deelnemers om op te treden als een groep van “consultants” wiens taak het is om de “klant” te helpen bij het verduidelijken van zijn of haar uitdaging en om advies of aanbevelingen te geven.

2. Hoe de ruimte is gerangschikt en welke materialen nodig zijn

Groepen van 4 of 5 stoelen gerangschikt rond kleine tafels of in cirkels zonder tafels
Papier voor deelnemers om aantekeningen te maken

3. Hoe participatie wordt verdeeld

Iedereen is inbegrepen
Iedereen heeft evenveel tijd om te vragen en om hulp te krijgen
Iedereen heeft een gelijke kans om hulp te bieden

4. Hoe groepen zijn samengesteld

Groepen van 4 tot 5 personen
Gemengde groepen over functies, niveaus en disciplines zijn ideaal
De persoon die om hulp vraagt, de ‘klant’, keert de consultants de rug toe nadat de consultatievraag is opgehelderd.

5. Volgorde van stappen en tijdtoewijzing

Elke persoon die om een consult vraagt (de klant) krijgt als volgt een kwartier tijd:
De klant presenteert de uitdaging en vraagt om hulp (2 mins)
De consultants stellen de klant vragen ter verduidelijking (3 mins)
De klant wendt zich terug tot de adviseurs en maakt zich klaar om aantekeningen te maken
De consultants stellen vragen en bieden advies en aanbevelingen, werken in teamverband, terwijl de klant teruggedraaid wordt (8 mins)
De klant geeft feedback aan de consultants: wat nuttig was en wat hij of zij meeneemt (2 mins)

WAAROM? doeleinden

Genereer resultaten die blijvend zijn omdat elk individu en de groep ze samen hebben geproduceerd zonder ‘externe expertise’
Verbeter vaardigheden in geven, ontvangen en vragen om hulp
Benut de intelligentie van een hele groep zonder tijdrovende en zijwaartse presentaties
Bevrijd de wijsheid en creativiteit die bestaat tussen disciplines en functionele silo’s
Vervang saaie briefings en updates door een effectief en nuttig alternatief
Bouw actief vertrouwen op door wederzijdse ondersteuning en peer-verbindingen
Oefen luisteren zonder zich te moeten verdedigen

Tips en vallen

Nodig een zeer divers publiek uit om te helpen (niet alleen de experts en leiders)
Nodig deelnemers uit om zichzelf te bekritiseren wanneer ze in valstrikken vallen (bijvoorbeeld door in actie te komen voordat het doel of het probleem wordt verduidelijkt). Zie Helpende Heuristieken voor een complete lijst met ongewenste patronen bij het helpen of vragen om hulp.
Herinner de deelnemers eraan te proberen om gefocust te blijven op de directe ervaring van de cliënt door te vragen: “Wat gebeurt hier? Hoe ervaar je wat er aan de hand is?“
Adviseer de consultants om risico’s te nemen en tegelijkertijd empathie te behouden
Voorkom dat sommige deelnemers ervoor kiezen geen klant te zijn: iedereen heeft minstens één uitdaging!
Als de eerste ronde te weinig opbrengt, probeer dan een tweede ronde
Nodig deelnemers uit om niet verlegen te staan voor het presenteren van complexe uitdagingen zonder gemakkelijke antwoorden

Riffs en variaties

Beperk het advies tot het stellen van alleen eerlijke, open vragen, gericht op het helpen van de cliënt bij het verkrijgen van persoonlijke duidelijkheid. Met andere woorden, verbied aanbevelingen en advies (verhuld als een vraag) of welke toespraken dan ook! Dit wordt ook wel “Question-Storming” genoemd
Kan worden gebruikt met groepen van maximaal 7 personen, maar niet meer.
Het “grote formaat” van De Wijze Menigte maakt het mogelijk dat één persoon een hele kamer om hulp vraagt.
Gebruik De Wijze Menigte met virtuele groepen door de chatfunctie te gebruiken om antwoorden van een klein aantal consultants te delen en vervolgens de chatlijn en het whiteboard voor de hele groep te openen voor extra feedback
Link naar en combineer met Helpende Heuristieken en Gehoord, Gezien, Gerespecteerd, 9x Waarom?, Troika Consultatie, Wat ik van je nodig heb? en Waarderende Interviews. Deze bevrijdende structuren bieden een verscheidenheid aan productieve keuzes om te helpen.

“Wijze Menigte” voor grote groepen (1 uur)

Vijf structurele elementen – Minimale Specificaties voor grote groepen

1. Uitnodiging structureren

Vraag de deelnemer die de “klant” is om zijn of haar uitdaging, de status van een werk in uitvoering en het advies of de hulp te beschrijven waarnaar hij of zij op zoek is
Vraag de andere deelnemers om op te treden als een groep van “adviesteams” wiens taak het is om de “cliënt” te helpen zijn of haar uitdaging te verduidelijken en advies of aanbevelingen te geven.

2. Hoe de ruimte is gerangschikt en welke materialen nodig zijn

Een stoel voor de klant vooraan in de kamer
Scherm en projector alleen wanneer absoluut onmisbaar
Drie stoelen voor de primaire consultants aan de voorkant van de kamer
Groepen van 5-8 stoelen gerangschikt rond kleine tafels, of in cirkels zonder tafels, voor alle satelliet consultingsteams
Papier voor deelnemers om aantekeningen te maken
Indexkaarten aan elke tafel om aanbevelingen te schrijven
Microfoons voor de klant en primaire consultants

3. Hoe participatie wordt verdeeld

De klant heeft een bepaalde hoeveelheid tijd om te presenteren en om hulp te vragen
Het primaire adviesteam heeft een vaste hoeveelheid tijd om hulp te bieden
Iedereen op elk adviesteam heeft een gelijke kans om hulp te bieden tijdens de balans van de tijd, die ook is opgelost

4. Hoe groepen zijn samengesteld

Individuele klant
Eén groep van 2 tot 3 primaire consultants
Een willekeurig aantal satellietgroepen van 5 tot 7 personen als adviesteams
Gemengde groepen over functies, niveaus en disciplines zijn ideaal

5. Volgorde van stappen en tijdtoewijzing

Elke persoon die om een consult vraagt (de klant) krijgt als volgt een uur ingedeeld:

De klant presenteert zijn of haar adviesvraag en selecteert de 2-4 personen die het primaire adviesteam vormen. De primaire consultants bewegen en bezetten hun stoelen vooraan in de kamer (2 minuten)
De klant presenteert de uitdaging en vraagt om hulp. (10 minuten)
De primaire consultants stellen verhelderende vragen aan de klant, met behulp van microfoons, zodat alle deelnemers ze kunnen horen (10 minuten)
De cliënt keert zich terug naar de primaire consultants en maakt zich klaar om notities te maken.
De primaire consultants vormen samen advies en aanbevelingen, werken in teamverband, terwijl de klant zijn of haar rug toekeert. Microfoons worden gebruikt, zodat alle anderen in de ruimte hun discussie kunnen volgen (7 minuten)
Elk satelliet overlegteam beoordeelt afzonderlijk het werk van het primaire adviesteam en genereert zijn eigen aanbevelingen voor de klant (10 minuten)
Terwijl de satellietteams werken, draait de cliënt zich om en gebruikt deze periode van tien minuten om met het primaire adviesteam het onderwerp te bespreken.
Doe een ronde om eerst de kritieken van de satellietteams te verzamelen en vervolgens een tweede ronde om hun aanbevelingen te verzamelen. Verzamel slechts één opmerking of aanbeveling per team, zonder herhalingen. Het kan handig zijn om de satellietteams te vragen hun aanbevelingen voor de klant te schrijven op een index kaart (10 minuten)
De klant geeft feedback aan de consultants: wat nuttig was en wat hij of zij meeneemt. (2 minuten)
Nodig een volledig groepsgesprek uit dat reflecteert op het proces, dus wat, en nu, wat? (5 minuten)

OPMERKING: De timing voor elke stap kan worden aangepast afhankelijk van de complexiteit van het probleem en de grootte van de groep, maar het is van essentieel belang om strikt vast te houden aan het schema en niet te zorgen dat de discussies langer duren dan de relatief voorziene tijd. Het is altijd beter om in plaats daarvan een tweede ronde te hebben.

Voorbeelden

Voor multisite onderzoeks- / leergroepen om elkaar te ondersteunen en van elkaar te leren
Voor professionals in een nationaal fellowship-programma om vooruitgang te delen en hulp te krijgen bij de actie-leerprojecten
Om voortgangspresentaties en beoordelingen te vervangen
Voor managers die problemen in verband met een fusie proberen op te lossen
Voor foundation-grantees die hun socio-technologische innovaties proberen op te schalen
Voor advies over het verbeteren van een relatie met een andere persoon
Voor verkopers (verspreid over een grote geografie) om hulp te krijgen bij het ontwikkelen en behouden van nieuwe klanten

Attributie: Liberating Structure ontwikkeld door Henri Lipmanowicz en Keith McCandless. Geïnspireerd door Quaker Clearness Committees.